Protecția și prelucrarea datelor cu caracter personal

Campusul studențesc West Gate Studios este administrat de către WEST GATE STUDIOS S.A., cu sediul social în București, Str. Preciziei, Nr. 24A, Clădirea A1, parter, camera 41, Sector 6, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului București sub nr. J40/2530/2009, cod unic de înregistrare 25186767, fiind înregistrată ca operator de date cu caracter personal nr. 31799.

West Gate Studios prelucrează datele dvs. cu caracter personal conform celor de mai jos.

1. Categorii de date cu caracter personal

Pentru scopurile Prelucrării menționate la punctul II de mai jos, prelucrăm datele cu caracter personal ale dumneavoastră furnizate în cadrul site-ului nostru (westgatestudios.ro) – denumite în continuare „Date cu caracter personal”, după cum urmează:

• Nume, prenume, data nașterii, numărul de telefon mobil/fix, adresa de e-mail, adresa de domiciliu (denumite în continuare „Date personale”);

• Numărul comenzii plasate, tipul produselor comandate, informații pentru plată, detalii tranzacții (denumite în continuare „Date referitoare la comandă”);

• Conținutul documentelor atașate și transmise către West Gate Studios (denumite în continuare „Date de comunicare”);

• Informații privind utilizarea contului de utilizator și a site-ului de către dumneavoastră, cum ar fi data și ora la care ați accesat website-ul, Device ID public și date similare despre dumneavoastră (denumite în continuare „Date de monitorizare”).

West Gate Studios vă colectează Datele cu caracter personal în următoarele modalități: direct de la dumneavoastră (acordate pe site, e-mail, rețele de socializare ori prin alte mijloace de comunicare), din rapoartele traficului înregistrat de serverele care găzduiesc site-ul, din rețele sociale, precum și prin intermediul cookie-urilor sau de la parteneri terți care ne comunică date în vederea livrării produselor către dvs. (de ex. platforme de vânzare online).

2. Scopurile prelucrării

Prelucrăm Datele dvs. cu caracter personal în măsura permisă sau impusă de legislația aplicabilă în următoarele scopuri:

• pentru furnizarea serviciilor oferite de către West Gate Studios, cuprinzând acțiunile specifice acestei activități, inclusiv pentru a permite folosirea cât mai optimă a site-ului și în scopul obținerii de informații statistice pentru îmbunătățirea serviciilor West Gate Studios (denumite în continuare „Scopuri legate de furnizarea serviciilor și funcționarea site-ului”);

• pentru administrarea sigură a sistemului informatic al West Gate Studios și în scopul evitării activităților infracționale (denumite în continuare „Scopuri legate de securitate și prevenirea fraudei”);

• pentru a permite clienților să plaseze cereri de rezervare a unui loc sau a unei camere în campusul studențesc West Gate Studios. Utilizăm informațiile pe care ni le furnizați pentru a administra contul creat pe site-ul nostru;

• pentru a permite clienților să ofere sugestii și sesizări cu privire la cererile suplimentare de servicii oferite de West Gate Studios (denumite în continuare „Tichete”);

• pentru a permite realizarea activităților de marketing (denumite în continuare „Scopuri legate de marketing”);

Aceste activități pot include:

• Utilizarea datelor dumneavoastră personale pentru a vă trimite noutăți despre produsele și serviciile noastre. Vă puteți dezabona de la aceste comunicări de marketing, oricând, rapid și ușor. Trebuie numai să dați clic pe link-ul de „Dezabonare” inclus în fiecare newsletter;

• Pe baza informațiilor pe care ni le furnizați, vi se pot arăta oferte personalizate pe site (inclusiv pe rețelele sociale). Acestea pot fi oferte de care puteți beneficia direct pe site, oferte ale unor terți sau produse despre care credem că v-ar interesa;

• Când participați la alte activități promoționale (tombole, concursuri), vi se va putea solicita să ne comunicați informații relevante ce vor fi utilizate pentru a administra aceste promoții sau pentru a intra în posesia premiilor acordate.

Vom utiliza datele cu caracter personal, astfel cum vor fi furnizate de dumneavoastră către West Gate Studios, în scopurile menționate în această Politică de Confidențialitate.

3. Temeiul prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal

În general, prelucrarea datelor cu caracter personal este necesară în vederea desfășurării activității specifice scopurilor Prelucrării. În general, vi se solicită să furnizați datele dumneavoastră cu caracter personal în mod obligatoriu, cu excepția situațiilor limitate în care vă comunicăm că anumite informații sunt facultative. Dacă nu ne oferiți respectivele date cerute a fi furnizate în mod obligatoriu, procesul poate fi întârziat sau chiar imposibil.

Pentru a putea prelucra datele dvs. cu caracter personal, West Gate Studios se bazează pe diferite temeiuri juridice, după cum urmează:

• Consimțământ: Ne putem baza pe acordul dumneavoastră de a vă utiliza informațiile personale în anumite scopuri directe de marketing, consimțământul fiind temeiul juridic pentru colectarea, prelucrarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, astfel cum este permis de legea aplicabilă. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment, contactându-ne la adresele de la sfârșitul acestei Politici de Confidențialitate;

• Executarea unui contract sau în vederea încheierii unui contract: Prelucrarea este necesară pentru executarea contractului la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersurile necesare încheierii contractului dintre dumneavoastră și West Gate Studios (de ex., în cazul clienților fiind vorba de contractul de închiriere a unui loc în cameră sau a întregii camere). De exemplu, dacă utilizați serviciile noastre pentru a solicita servicii suplimentare pentru dvs., vă vom utiliza datele cu caracter personal pentru a ne îndeplini obligația de a finaliza și a administra acea comandă în conformitate cu contractul pe care îl avem cu dumneavoastră;

• Interese legitime: Putem folosi informațiile pentru interesele noastre legitime, cum ar fi oferirea celui mai bun conținut adecvat al site-ului, e-mailuri și newslettere, pentru a ne îmbunătăți și promova produsele și serviciile, precum și conținutul de pe site-ul nostru, și în scopuri legale, administrative și de detectare a fraudei.

DATE CU CARACTER PERSONAL

4.1. Destinatari

Alte societăți din grup: Transferăm Datele dumneavoastră cu caracter personal altor companii din grupul Genesis Property, în măsura permisă de legislația aplicabilă, pentru interesele legitime ale West Gate Studios, în vederea facilitării comunicării interne și administrării sarcinilor împreună cu alte societăți din grupul Genesis Property, pentru facilitarea cooperării și comunicării în cadrul grupului Genesis Property.

Terți: West Gate Studios și/sau alte societăți din grupul Genesis Property vă pot transfera datele unor agenții guvernamentale și de reglementare, instanțe și alte autorități guvernamentale, conform prevederilor legislației aplicabile, în baza Art. 6(1)(c) GDPR, și consultanților externi cu rol de operatori de date (de exemplu, avocați, contabili, auditori etc.) în baza Art. 6(1)(f) GDPR.

Prestatori de servicii (din cadrul grupului Genesis Property și din afara acestuia): În cadrul operațiunilor sale comerciale normale, West Gate Studios încheie contracte cu prestatori de servicii din cadrul grupului Genesis Property sau din afara acestuia, în vederea desfășurării anumitor sarcini legate de administrarea clientelei sau IT, de gestionarea furnizorilor la nivel global, furnizarea sistemelor și rețelelor globale securizate, ca prestator de servicii pentru companiile din grupul Genesis Property, unde toate sau unele companii din grupul Genesis Property pot prelucra date cu caracter personal, inclusiv pentru: procesarea plăților (de ex. bănci, procesatori de plăți etc.), organizarea campaniilor și desemnarea câștigătorilor (de ex. agenții de marketing și publicitate), acordarea de premii (ex. agenții de turism). Prestatorii terți de servicii au semnat clauze de confidențialitate și nu li se permite să utilizeze Datele dumneavoastră cu caracter personal în alte scopuri decât cele menționate în prezenta Politică de Confidențialitate.

4.2. Transferuri de date transfrontaliere

Transferăm Datele dumneavoastră cu caracter personal în afara țării în care vă aflați, în țări aflate pe teritoriul Uniunii Europene și Statele Unite ale Americii.

5. Perioade de retenție

Datele cu caracter personal prelucrate în scopurile menționate în prezenta vor fi păstrate doar cât este necesar, pe durata existenței contului dumneavoastră și, ulterior, în timpul unei perioade de tranziție (de exemplu, pentru primirea unui răspuns la solicitarea dumneavoastră, pentru livrarea bunurilor, emiterea facturilor) sau pentru oricare altă perioadă mai îndelungată în care West Gate Studios are obligația legală de a arhiva Datele cu caracter personal.

Dacă se inițiază o acțiune judiciară, Datele cu caracter personal pot fi păstrate până la finalul acestei acțiuni, inclusiv eventualele perioade de recurs, iar apoi vor fi șterse sau arhivate, conform prevederilor legislației aplicabile.

În principiu, vă vom păstra Datele cu caracter personal pe durata solicitată sau permisă de legislația aplicabilă. Ulterior, vom elimina/șterge Datele dumneavoastră cu caracter personal din sistemele și evidențele noastre și/sau vom lua măsuri pentru a le anonimiza, astfel încât să nu mai puteți fi identificat în baza acestora. În toate cazurile, Datele cu caracter personal din contracte, comunicări și alte documente identificate pot fi supuse unor cerințe legale de păstrare, care necesită, în principiu, păstrarea de până la 10 ani. Orice alte Date cu caracter personal vor fi șterse, în principiu, în 6 luni de la ștergerea contului dumneavoastră de utilizator sau de la colectarea lor prin intermediul Site-ului, cu excepția Datelor referitoare la cererea de cazare, care vor putea fi păstrate până la 3 ani de la data tranzacției sau, după caz, pentru o perioadă necesară pentru îndeplinirea unor obligații legale (inclusiv dacă suntem obligați astfel printr-o hotărâre judecătorească) sau dacă este necesar pentru motive de securitate, prevenirea fraudei, litigii sau abuzuri.

6. Proceduri de securitate

În conformitate cu legislația europeană pentru protecția datelor, folosim proceduri rezonabile pentru a preveni accesul neautorizat și folosirea neadecvată a Datelor cu caracter personal.

Utilizăm sisteme și proceduri adecvate pentru a proteja și securiza Datele cu caracter personal pe care ni le transmiteți. De asemenea, folosim proceduri de securitate și restricționări tehnice și fizice ale accesării și folosirii Datelor cu caracter personal pe serverele noastre. Numai personalul autorizat poate accesa datele personale în timp ce lucrează.

7. Drepturile dumneavoastră

Dacă v-ați declarat consimțământul cu privire la anumite activități de Prelucrare, puteți retrage acest consimțământ în orice moment cu efecte viitoare. O astfel de retragere nu va afecta legalitatea Prelucrării anterior retragerii consimțământului.

În baza condițiilor prevăzute de legislația aplicabilă (GDPR), aveți următoarele drepturi:

Dreptul de acces: Aveți dreptul de a vi se comunica, la cerere, dacă Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate și, dacă da, aveți dreptul de a solicita accesarea acestora. Informațiile includ, printre altele, scopurile Prelucrării, categoriile de date cu caracter personal afectate și destinatarii sau categoriile de destinatari cărora le-au fost divulgate sau le vor fi divulgate Datele dumneavoastră cu caracter personal. Aveți dreptul de a obține o copie a Datelor cu caracter personal prelucrate. Pentru copii suplimentare, vă putem percepe o taxă rezonabilă, în baza costurilor administrative.

Dreptul la rectificare: Aveți dreptul de a obține din partea noastră rectificarea Datelor dumneavoastră cu caracter personal incorecte. În funcție de scopurile Prelucrării, aveți dreptul de a completa Datele cu caracter personal incomplete, inclusiv prin intermediul unei declarații suplimentare.

Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”): Aveți dreptul de a ne solicita să vă ștergem Datele cu caracter personal.

Dreptul la restricționare: Aveți dreptul de a solicita restricționarea Prelucrării Datelor dumneavoastră cu caracter personal. În acest caz, datele respective vor fi marcate și pot fi prelucrate de noi doar în anumite scopuri.

Dreptul la portabilitatea datelor: Aveți dreptul de a primi Datele dumneavoastră cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat, în format structurat, comun și care poate fi citit de aparate, și aveți dreptul de a transmite aceste date unei alte entități fără obiecții din partea noastră.

Dreptul de a obiecta: Aveți dreptul de a obiecta, pe motive legate de situația dumneavoastră, în orice moment, față de Prelucrarea Datelor dumneavoastră cu caracter personal de către noi, și ni se poate solicita să nu vă mai prelucrăm Datele cu caracter personal. Dacă aveți dreptul la obiecție și vi-l exercitați, nu vom mai prelucra Datele dumneavoastră cu caracter personal în scopul respectiv. Exercitarea acestui drept nu presupune niciun cost. Acest drept poate fi invalidat în special dacă Prelucrarea Datelor dumneavoastră cu caracter personal este necesară pentru formalitățile aferente încheierii unui contract sau pentru îndeplinirea unui contract deja încheiat.

Drepturile menționate mai sus se vor exercita prin formularea unei cereri în formă scrisă, datată și semnată, înaintată către West Gate Studios la adresa poștală Str. Preciziei, Nr. 24A, Clădirea A1, parter, camera 41, Sector 6, București – în atenția Administrației – sau la adresa de e-mail office@ihouse-westgate.ro. În cerere, puteți arăta dacă doriți ca informațiile să fie comunicate la o anumită adresă, care poate fi și de poștă electronică, sau printr-un serviciu de corespondență care să asigure că predarea vi se va face numai personal. Vă rugăm să țineți cont că, înainte de a da curs oricărei astfel de cereri, ne rezervăm dreptul de a vă verifica identitatea, pentru a ne asigura că solicitarea provine chiar din partea dvs.

West Gate Studios vă comunică informațiile solicitate, în termen de 30 de zile de la data primirii cererii, cu respectarea solicitării exprimate de dumneavoastră privind modul de comunicare.

Vă rugăm să luați în considerare faptul că drepturile de mai sus pot fi limitate în baza legislației naționale aplicabile privind protecția datelor. West Gate Studios, în calitate de operator de date, rămâne punctul de contact central în vederea exercitării acestor drepturi.

De asemenea, aveți dreptul de a formula o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

Vă rugăm să adresați orice întrebări către West Gate Studios la adresa de e-mail office@ihouse-westgate.ro sau la adresa poștală Str. Preciziei Nr. 24A, Clădirea A1, parter, camera 41, Sector 6, București – în atenția Administrației.

Cum prelucrăm datele personale ale copiilor?

Serviciile oferite de site-ul www.westgatestudios.ro nu sunt destinate minorilor.